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Auch genervt vom Papierkram? Der Wunsch nach elektronischen Dokumenten nimmt zu

Papierablage

CCO Public Domain, Pixabay

Laut einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom trennen in Deutschland lebende Menschen noch sieben Order von einem papierlosen Arbeitszimmer. Genau so viele Ordner gefüllt mit Rechnungen, Schriftverkehr und Steuerunterlagen hat jedeR im Schnitt zu Hause herumstehen.

Dabei wächst der Wunsch nach elektronischen Dokumenten: Knapp jedeR dritte Internetnutzer In möchte persönliche Dokumente wie Rechnungen und Verträge am liebsten als E-Mail zugeschickt bekommen. Ebenfalls gestiegen ist die Zahl derjenigen, die eingegangene Papierdokumente selbst digitalisieren. Jeder Vierte scannt oder fotografiert regelmäßig Unterlagen, um sie digital zu speichern. Erleichtert wird dies von der technischen Entwicklung: es gibt Scanner-Apps fürs Smartphone und kostengünstige Scanner mit Einzelblatteinzug fürs Home-Office Dokumente. JedeR Vierte geht noch ein Schritt weiter und verwaltet ihre bzw. seine Dokumente digital. In diesem Zusammenhang werden auch Ablagesysteme interessant, also das Dokumenten-Management zum Beispiel mit Dokumenten-Management-Systemen (DMS).

Gegen die digitale Ablage sprechen für die meisten Sicherheitsbedenken. Viele Befragte befürchten, dass bei der digitalen Übertragung auf die privaten Dokumente von anderen zugegriffen werden kann. Aber auch, dass Dokumente bei der elektronischen Aufbewahrung verloren gehen. Mehr als ein Viertel sorgt sich, dass digitale Dokumente nicht dieselbe rechtliche Gültigkeit besitzen wie Papierdokumente. Digitale Rechnungen und Verträge besitzen jedoch in den allermeisten Fällen denselben Stellenwert wie ein Papierbeleg. 

Letzteres führt dann dazu, dass Viele trotz Scannens und digitaler Aufbewahrung die Originale dann doch sicherheitshalber noch als Papier aufbewahren. Aber es gibt auch den umgekehrten Fall: Online-Banking-KundInnen, die ihre Kontoauszüge selbst ausdrucken, müssen Sie diese in der übermittelten digitalen Form aufbewahren. Hier gelten allerdings für PrivatkundInnen andere Regeln als für GeschäftskundInnen. Sie sehen:

Sie merken: Hier ist auf jedem Fall noch eine Menge Informations- und Äufklärungsbedarf!

Mehr Infos und Link zur Bitkom-Studie