Keine Lust mehr auf Akten und Papier? Archivieren Sie digital!

Archiv

CCO Public Domain, Pixabay

Ein Teil Ihrer Wohnung oder Ihr Keller sind mit Akten und Unterlagen vollgestopft, damit Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestimmter Dokumente erfüllen? Viele Unterlagen erhalten Sie bereits digital - warum diese nicht auch digital aufbewahren, anstatt Ausdrucke anzufertigen und diese dann in sperrigen Aktenordnern zu verwahren?

Für die digitale Aufbewahrung gelten einige Regeln. Außerdem gilt es so zu archivieren, dass Sie auch alles wiederfinden. Dafür gibt es spezielle Software, sogenannte Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Unterlagen von privaten Personen sind jedoch nicht so umfangreich, dass gleich der Einsatz eines DMS nötig wäre. Aber ein System für Ordner und die Dateibenennung müssen Sie haben.

Sie können die Ablagelogik Ihrer Akten übernehmen: also beispielsweise in einem Ordner "Bank" Ihre Kontoauszüge zu speichern. Damit kennen Sie sich aus. So bewahren Sie beispielsweise in einem Ordner "Steuer" mit den Unterordnern "nichtselbständige Arbeit", "selbständige Arbeit", "Vorsorgeaufwendungen" oder "Aussergewoehnliche Belastungen" digitalisierte Unterlagen zu eben diesen Stichworten aufzubewahren.

Rechnungen und Verträge, die Sie nur in Papierform haben, scannen Sie. Als Dateiformat für die Aufbewahrung empfiehlt sich PDF. Damit haben Sie alles in digitaler Form. Für die Benennung der Dateien gilt die alte tech-teachers- und BER-IT-Regel: Sprechende Dateinamen! Im Ordner "Außergewöhnliche Belastungen" ist also eine Rechnung über die Brille zu finden, die beispielsweise RG_Brille_NameOptiker_ttmm2018,pdf heißt. Von außen können Sie also immer schon auf den Inhalt der Datei schliessen. Ihre Konvention die Dateien zu benennen sollte einheitlich sein. Solange wie die Brille noch Garantie hat, sollten Sie die Rechnung auch noch im Original aufbewahren (falls es überhaupt eine Papierrechnung gab und Sie die Brille nicht online gekauft haben).  

Was müssen Sie jetzt noch bei der Aufbewahrung beachten?
Das beschreiben die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff (GoBD)" des Bundesfinanzministeriums von 2014. Zu erfüllen sind Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit.

Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) hat einen ausführlichen Leitfaden "Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis" des Bitkom-Verbands als kostenlosen PDF-Download. Der Leitfaden richtet sich allerdings an Unternehmen.