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Die E-Mail-Flut bewältigen - größter Zeitfresser im Büroalltag

Alte Postbox aus den USA

Foto: Dean Moriarty - Pixabay

Im Durchschnitt 26 berufliche E-Mails an einem Tag

E-Mails gehören fest zu unserem Arbeitsalltag – Messengern und Kommunikationstools wie Slack, Trello zum Trotz. Insbesondere in der externen Kommunikation führt kein Weg an E-Mails vorbei. Laut einer repräsentativen Befragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom aus 2021 gehen täglich 26 Mails in jedem beruflichen Postfach in Deutschland ein. Doch wie damit umgehen?

Nur wenige Berufstätige haben eine Strategie für die Bearbeitung ihrer digitalen Post

Die meisten Menschen haben keine Strategie, außer vielleicht von oben nach unten (oder von unten nach oben) die neu eingegangenen Mails abzuarbeiten, in dem sie sie lesen und dann beantworten. Einige haben in ihrem E-Mail-Programm Ordner für die Ablage eingerichtet, aber nur wenige Menschen haben ein System, Mails zu bearbeiten.

Wer zu diesem Thema recherchiert, erhält unterschiedliche Tipps fürs Handling und den optimalen Umgang mit der Mail-Flut. Doch welche hilft? Da hilft nur Ausprobieren. Und nicht jeder Tipp ist für jede Mitarbeiterin passend.

Wir sehen mal ab von der "Inbox Zero"-Empfehlung, also dem unbedingten Ziel, einen leeren Posteingang zu erreichen. Denn auch zu diesem Thema gibt es unterschiedliche Expert*innen-Meinungen. Ebenfalls dazu, Mails mehr als einmal anzuklicken, d.h. es gibt auch Empfehlungen gegen Sortieren und Ablage - aber was bringt Sie denn nun wirklich weiter?

Mehr Produktivität (und weniger Stress) mit der richtigen E-Mail-Strategie

Zeitblöcke zur Bearbeitung Ihres Postfachs

Die wichtigste Regel, die auch von allen Organisationsberater*innen und Coachs empfohlen wird, ist die Abarbeitung in festen Zeitblöcken am Tag. Nehmen Sie sich zwei oder drei Mal am Tag gezielt Zeit, um Ihre E-Mails zu bearbeiten. So wird Ihre Tätigkeit nicht immer unterbrochen, Sie antworten aber trotzdem zeitnah. Also arbeiten Sie Ihre E-Mails einfach nicht nur von oben nach unten ab und antworte anschließend immer, wenn eine neue Nachricht eintrudelt. Während des Zeitblocks eingehende neue Nachrichten werden erst im nächsten Zeitblock beantwortet.

Bei BER-IT haben wir gute Erfahrungen mit dem Sortieren oder Bündeln der eingegangen Post gemacht: Nicht nach Dringlichkeit, Absender*in sondern nach der Handlung oder die Aktion, die auf die Mails erfolgen soll und die Sie dann ergreifen.

Sortieren und Bündeln der eingegangenen Mails

Dafür legen Sie in Ihrem E-Mail-Eingang Ordner an - wie viele und welche ist selbstverständlich auch von der Art Ihres Arbeitsplatzes und dem Inhalt Ihrer Tätigkeit abhängig. Am Anfang des E-Mail-Bearbeitung-Zeitblocks werden die Mails per Drag & Drop-Methode in die Ordner gezogen.

Empfohlen werden beispielsweise folgende Ordner

  • ANTWORTEN
    Hier kommen alle E-Mails herein, die Sie beantworten müssen.
  • TERMINE
    Hierhin werden die E-Mails, die im Kalender eingeplant werden müssen, geschoben.
  • CC / KONTROLLE
    E-Mails, bei denen Sie im CC stehen und ggfs. auch Newsletter
  • AUFGABEN
    Alle E-Mails mit konkreten Aufgaben, die von Ihnen erledigen müssen. Einige Menschen bevorzugen diese dann in eine To-do-Liste aufzunehmen (wir machen das beispielsweise mit handgeschriebenen Tages-Listen).
  • WEITERLEITUNG
    Hier sortieren Sie Mails hin, die an Kolleg*innen weitergeleitet werden müssen oder die von Ihnen in andere Kommunikationskanäle oder in andere Systeme übertragen werden müssen.

In dem Zeitfenster, welches Sie sich für die Bearbeitung gesetzt haben, sortieren Sie also zunächst alle E-Mails in die entsprechenden Ordner. Im Anschluss arbeiten Sie dann die Ordner der Reihe nach ab. Das sorgt für eine effizientere Arbeitsweise. Auch müssen dann nicht ständig alle anderen Programme und Tools (Kalender, andere Kanäle usw.) geöffnet sein.

Probieren Sie es aus!